W ostatnich latach coraz częściej słyszymy o Lean Management – ale co właściwie oznacza to pojęcie? Skąd się wywodzi? Jakie są jego kluczowe założenia i jakie narzędzia oferuje? Kto może wdrożyć tę filozofię w swojej organizacji? Jeśli chcesz poznać odpowiedzi na te pytania, jesteś we właściwym miejscu.
Co to jest Lean Management i skąd się wywodzi?
Lean Management to filozofia zarządzania, której celem jest maksymalizacja wartości dla klienta przy jednoczesnym minimalizowaniu strat i marnotrawstwa. Jej korzenie sięgają początków XX wieku i są nierozerwalnie związane z Japonią.
Prekursorem koncepcji eliminacji strat był Sakichi Toyoda, wynalazca krosna automatycznego, które przerywało pracę w przypadku zerwania nici – co było pierwszym przykładem autonomizacji (jidoka), kluczowej zasady Lean. Jego syn, Kiichiro Toyoda, przeniósł te idee do przemysłu motoryzacyjnego, zakładając Toyota Motor Corporation. W latach 50. XX wieku, wraz z Taiichim Ohno, opracował System Produkcyjny Toyoty (Toyota Production System, TPS) – zbiór metod optymalizujących procesy produkcyjne.
Z czasem system ten zyskał światowe uznanie. W latach 80. XX wieku amerykańscy badacze zaczęli analizować przyczyny sukcesu japońskich firm i zauważyli, że ich podejście do zarządzania różni się od tradycyjnych metod stosowanych na Zachodzie. W 1988 roku termin Lean Management po raz pierwszy pojawił się w publikacji Johna Krafcika, a następnie został spopularyzowany przez Jamesa Womacka i Daniela Jonesa w książce The Machine That Changed the World (1990).
Dzięki swojej skuteczności Lean Management jest dziś stosowany nie tylko w produkcji, ale także w sektorze usług, IT, logistyce, a nawet w administracji publicznej.
Założenia szczupłego zarządzania
Lean Management opiera się na kilku kluczowych założeniach, które mają na celu eliminację marnotrawstwa (jap. muda), usprawnienie procesów i dostarczanie wartości klientowi w jak najbardziej efektywny sposób. Podstawą tej filozofii jest ciągłe doskonalenie (kaizen) oraz szacunek dla ludzi, co oznacza angażowanie pracowników na wszystkich szczeblach organizacji w optymalizację działań.
Jednym z najważniejszych filarów Lean jest wartość z perspektywy klienta – każda czynność i proces w firmie powinny przyczyniać się do tworzenia wartości dodanej. Dlatego stosuje się metodę mapowania strumienia wartości (Value Stream Mapping, VSM), aby zidentyfikować i wyeliminować zbędne operacje.
Kolejną kluczową zasadą jest przepływ i eliminacja wąskich gardeł, co pozwala na płynne i nieprzerwane funkcjonowanie procesów. System ssący (pull system), stosowany m.in. w metodzie Just-in-Time (JIT), zapewnia dostarczanie produktów i usług dokładnie wtedy, gdy są potrzebne, bez nadmiernych zapasów i strat.
Nieodłącznym elementem Lean jest także jidoka, czyli autonomizacja procesów i natychmiastowe wykrywanie oraz eliminacja problemów, co pozwala uniknąć produkcji wadliwych wyrobów. Ważne jest również podejście „zarządzania wizualnego”, które umożliwia szybkie diagnozowanie stanu procesów i reagowanie na wszelkie nieprawidłowości.
Lean Management to nie jednorazowy projekt, lecz kultura organizacyjna oparta na ciągłym usprawnianiu, szybkim reagowaniu na zmiany i eliminacji wszystkiego, co nie wnosi wartości. Dzięki temu przedsiębiorstwa stają się bardziej konkurencyjne, elastyczne i skoncentrowane na potrzebach klientów.
Dla kogo jest Lean?
Początkowo Lean Management stosowano jedynie w firmach produkcyjnych. Jednak obecnie z powodzeniem wdraża się je także w sektorze usług. Wiele metod Lean sprawdza się tam doskonale i znacząco wpływa na obniżenie kosztów prowadzenia działalności. Szczególnie widoczne jest to w firmach, które połączyły Lean z nowymi technologiami – na przykład z automatyzacją procesów biurowych. Dzięki temu można usprawnić takie działania jak tworzenie raportów, fakturowanie, windykacja czy obsługa klienta.
W przyszłości Lean prawdopodobnie będzie czerpać korzyści z dalszego rozwoju sztucznej inteligencji (AI), jednak kluczowe zasady tej filozofii pozostaną niezmienne – najważniejsi w firmie są ludzie.
Jak wdrażać Lean?
Istnieje kilka sposobów na wdrożenie Lean Management. Można zrobić to samodzielnie – w sieci dostępnych jest wiele materiałów, które opisują metody i przykłady udanych optymalizacji. Jeśli masz czas i chęci, możesz spróbować zastosować je w swojej firmie.
Innym rozwiązaniem jest zatrudnienie specjalisty, który przeanalizuje procesy w organizacji i stopniowo będzie wdrażać zmiany, pomagając budować przewagę konkurencyjną.
Można także skorzystać z usług firmy doradczej, specjalizującej się we wdrażaniu Lean Management. Konsultanci pracują wtedy w organizacji przez kilka dni w miesiącu. Na początku tworzą zespół ds. ciągłego doskonalenia, a następnie identyfikują obszary do usprawnienia.
Wybór odpowiedniego sposobu wdrożenia zależy od dostępnych zasobów – zarówno czasu, jak i budżetu, który jesteś gotów zainwestować, aby obniżyć koszty i jednocześnie zwiększyć efektywność produkcji lub usług.
